Conformité & qualité

Une façon plus claire de travailler

Un même standard de qualification pour chaque site de production, quelle que soit la destination.

Chaque site de production est qualifié avant d'entrer dans un programme : HACCP comme socle et, lorsque le programme l'exige, une certification de sécurité des aliments reconnue - FSSC 22000, BRCGS, IFS Food, ou ISO 22000 lorsqu'un acheteur l'accepte - détenue par le site retenu, avec le certificat, son périmètre et son échéance confirmés par écrit pour le produit retenu, et les enregistrements exigés par le marché de destination. Ce qui est vérifié, et ce qui accompagne chaque lot, est détaillé ci-dessous.

Comparaison illustrative d’échantillons de pâtes avec un instrument de mesure — Illustration d’un contrôle d’échantillons.

Points de contrôle

Vérifié avant la première commande, répété à chaque lot.

La qualification a lieu une fois par site de production et par produit ; la libération a lieu à chaque lot, selon le même cahier des charges convenu.

Certificat, périmètre et échéance confirmés pour le produit
Exigences de destination vérifiées avant cotation
Analyse du lot et documents revus avant le départ de la marchandise

Ce qui est vérifié

Les contrôles derrière chaque programme.

Qualification du site de production

Le site de production est qualifié avant d’intégrer un programme, et audité lorsque le programme l’exige. Les certifications et les documents d’audit pertinents sont vérifiés au regard du site retenu et des exigences du programme avant la commande. Le certificat, son périmètre et son échéance sont confirmés par écrit pour le produit concerné. Les sites de production soumis à l’enregistrement FDA des établissements alimentaires doivent disposer d’un enregistrement en cours de validité.

Entrée dans l'Union européenne

Les produits destinés à l'Union européenne sont vérifiés au regard du cadre réglementaire alimentaire applicable au produit et à l'origine concernés : étiquetage selon le règlement (UE) n° 1169/2011, teneurs maximales en contaminants selon le règlement (UE) 2023/915, limites de résidus de pesticides selon le règlement (CE) n° 396/2005, et contrôles officiels renforcés à l'importation du règlement (UE) 2019/1793 lorsqu'ils s'appliquent. Lorsqu'un produit est soumis au contrôle aux frontières, la pré-notification est organisée avant l'arrivée.

Entrée aux États-Unis

FSVP, enregistrement FDA de l'établissement, Prior Notice et, le cas échéant pour les conserves peu acides et les aliments acidifiés, enregistrement FCE de l'établissement de transformation et dépôt des procédés programmés identifiés par un SID. Détaillé sur la page Conformité import États-Unis.

Documents par expédition

Chaque expédition comporte la facture commerciale, la liste de colisage et le document de transport, le certificat d'origine - avec la documentation d'origine préférentielle lorsque la destination le permet - un certificat d'analyse propre au lot selon le cahier des charges convenu, et les certificats sanitaires, phytosanitaires ou de fumigation exigés par le produit et la destination.

Contrôles, traçabilité et retrait

Les sites de production certifiés assurent la traçabilité des lots de la réception des matières premières à l'expédition en passant par la transformation, une procédure documentée de retrait et de rappel, et le traitement des réclamations et non-conformités avec actions correctives. ALPHATRADE confirme ces procédures pour le site retenu avant la première commande et suit toute réclamation acheteur jusqu'à sa clôture.

Audits, attestations et inspection

Les audits acheteur ou tiers du site de production sont organisés dans le cadre de la qualification du programme. Les rapports d'audit éthique (SMETA ou BSCI) et la certification Halal sont disponibles auprès de certains sites de production et confirmés pour le programme avant commande ; la certification biologique pour la gamme herbes et plantes aromatiques est confirmée au regard du site de production retenu et du programme avant commande. Une inspection indépendante avant expédition (SGS ou équivalent) est organisée sur demande au chargement.

Qualification acheteur

Documentation disponible pour la qualification acheteur.

La documentation est convenue pour le produit et la destination sélectionnés. Les étapes ci-dessous distinguent les informations de cotation, les documents de qualification du site et les documents d'expédition ; la disponibilité et les éventuelles conditions de communication sont confirmées pour le programme.

Pour la cotation et l'élaboration de la spécification

Spécification produit proposée, configuration des unités et des caisses, et origine ; informations disponibles sur les allergènes, le statut OGM et la nutrition, avec identification des informations restant à confirmer avant l'approbation de la spécification. Toute norme de référence exigée par l'acheteur est convenue pour le produit.

Avant la première commande

Certificat du site de production sélectionné, périmètre et date d'expiration ; confirmation d'un enregistrement FDA en cours de validité lorsque requis ; et, sous réserve de disponibilité et de l'autorisation du partenaire, synthèses des constats d'audit, des maîtrises HACCP, des procédures de traçabilité et de rappel. Pour les programmes de marque de distributeur, les épreuves d'impression suivent l'accord sur la spécification produit et emballage et doivent être approuvées avant impression.

Avec chaque expédition

Facture commerciale, liste de colisage et document de transport ; certificat d'origine et documents d'origine préférentielle le cas échéant ; certificat d'analyse du lot par rapport à la spécification convenue ; certificats sanitaires, phytosanitaires ou de fumigation exigés par le produit et la destination.

Sur demande

Échantillons de pré-production et de pré-expédition, sous réserve de disponibilité du produit, du stade de production, du calendrier et des coûts convenus. Audits du site par l'acheteur ou un tiers pendant la qualification, et inspection indépendante au chargement, sous réserve du périmètre convenu, de l'accès au site, du calendrier et des coûts. Les rapports d'audit éthique et les certifications Halal ou biologique pertinentes peuvent être disponibles pour certains produits et sites, sous réserve de vérification du périmètre et d'autorisation de communication.

L'identité du site de production est communiquée pour la qualification acheteur avant la première commande, sous réserve de dispositions de confidentialité convenues et de l'autorisation du partenaire. Les rapports d'audit complets nécessitent l'accord du site. ALPHATRADE est le vendeur contractant : toute certification mentionnée concerne le site de production sélectionné et son périmètre certifié, confirmés par écrit pour le programme.

Demander les documents de qualification pour votre produit

La démarche

01

Qualification du site

Le site de production est qualifié et sa certification, son périmètre et son échéance sont confirmés pour le produit concerné.

02

Revue de la destination

Étiquetage, exigences en contaminants et résidus, enregistrements et contrôles sont vérifiés pour le produit et la destination avant la cotation du programme.

03

Libération et expédition

Analyse de lot, certificats et documents d'expédition sont constitués et revus au regard des exigences de destination avant le départ de la marchandise.

Questions fréquentes

Commencez par les détails qui comptent.

Fournissez-vous l'Union européenne et les États-Unis selon le même standard ?

Oui. La qualification du site de production est identique pour toutes les destinations. Ce qui diffère, c'est la revue de destination : règles d'étiquetage, de contaminants et de résidus de l'UE d'un côté ; FSVP, enregistrement FDA, Prior Notice et, le cas échéant, FCE et SID de l'autre. Les deux sont vérifiées avant la cotation du programme.

Pouvons-nous auditer le site de production ?

Oui. Les audits acheteur ou tiers sont organisés dans le cadre de la qualification du programme, et les documents de certification, le périmètre et l'échéance du site retenu sont fournis aux acheteurs qualifiés avant la première commande.

Quelles attestations complémentaires sont disponibles ?

Les rapports d'audit éthique (SMETA ou BSCI) et la certification Halal sont disponibles auprès de certains sites de production et confirmés pour le programme avant commande. La certification biologique pour la gamme herbes et plantes aromatiques est confirmée au regard du site de production retenu et du programme avant commande.

Que se passe-t-il si un lot n'est pas conforme au cahier des charges ?

Un lot qui échoue à la libération selon le cahier des charges convenu n'est pas expédié ; il est corrigé ou remplacé avant le départ de la marchandise. Une non-conformité constatée après livraison est enregistrée, instruite avec le site de production et clôturée par une action corrective, dont le résultat est reporté sur les commandes suivantes.

Organisez-vous une inspection indépendante ?

Oui. Une inspection indépendante avant expédition (SGS ou équivalent) est organisée sur demande au chargement, et le rapport d'inspection accompagne les documents d'expédition.

Quels documents accompagnent une expédition vers l'Union européenne ?

Facture commerciale, liste de colisage et document de transport ; certificat d'origine, avec EUR.1 ou déclaration d'origine lorsque l'origine préférentielle s'applique ; certificat d'analyse du lot ; et les certificats sanitaires, phytosanitaires ou de fumigation exigés pour le produit. Le jeu exact est fixé dans le cahier des charges du programme.

Demandes des acheteurs professionnels

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