Conformité & qualité
Comment un programme est contrôlé avant expédition : qualification du site de production, entrée sur le marché de destination pour l'Union européenne et les États-Unis, documents accompagnant chaque lot, et contrôles sous-jacents.
Demande de cotationUne façon plus claire de travailler
Chaque site de production est qualifié avant d'entrer dans un programme : HACCP comme socle, une certification de sécurité des aliments reconnue - FSSC 22000, BRCGS, IFS Food, ou ISO 22000 lorsqu'un acheteur l'accepte - avec le certificat, son périmètre et son échéance confirmés par écrit pour le produit retenu, et les enregistrements exigés par le marché de destination. Ce qui est vérifié, et ce qui accompagne chaque lot, est détaillé ci-dessous.
Points de contrôle
La qualification a lieu une fois par site de production et par produit ; la libération a lieu à chaque lot, selon le même cahier des charges convenu.
Ce qui est vérifié
Le site est audité avant d'entrer dans un programme. Une certification de sécurité des aliments en cours de validité est obligatoire, et le certificat, son périmètre et son échéance sont confirmés par écrit pour le produit concerné. Les sites expédiant vers les États-Unis doivent aussi détenir un enregistrement FDA d'établissement en cours de validité.
Les produits destinés à l'Union européenne sont vérifiés au regard du cadre réglementaire alimentaire applicable au produit et à l'origine concernés : étiquetage selon le règlement (UE) n° 1169/2011, teneurs maximales en contaminants selon le règlement (UE) 2023/915, limites de résidus de pesticides selon le règlement (CE) n° 396/2005, et contrôles officiels renforcés à l'importation du règlement (UE) 2019/1793 lorsqu'ils s'appliquent. Lorsqu'un produit est soumis au contrôle aux frontières, la pré-notification est organisée avant l'arrivée.
FSVP, enregistrement FDA de l'établissement, Prior Notice et, pour les aliments peu acides et acidifiés, enregistrement FCE et SID de l'usine et du procédé. Détaillé sur la page Conformité import États-Unis.
Chaque expédition comporte la facture commerciale, la liste de colisage et le document de transport, le certificat d'origine - avec la documentation d'origine préférentielle lorsque la destination le permet - un certificat d'analyse propre au lot selon le cahier des charges convenu, et les certificats sanitaires, phytosanitaires ou de fumigation exigés par le produit et la destination.
Les sites de production certifiés assurent la traçabilité des lots de la réception des matières premières à l'expédition en passant par la transformation, une procédure documentée de retrait et de rappel, et le traitement des réclamations et non-conformités avec actions correctives. ALPHATRADE confirme ces procédures pour le site retenu avant la première commande et suit toute réclamation acheteur jusqu'à sa clôture.
Les audits acheteur ou tiers du site de production sont organisés dans le cadre de la qualification du programme. Les rapports d'audit éthique (SMETA ou BSCI) et la certification Halal sont disponibles auprès de certains sites de production et confirmés pour le programme avant commande ; la certification biologique est disponible sur demande pour la gamme herbes et plantes aromatiques. Une inspection indépendante avant expédition (SGS ou équivalent) est organisée sur demande au chargement.
La démarche
Le site de production est audité et sa certification, son périmètre et son échéance sont confirmés pour le produit concerné.
Étiquetage, exigences en contaminants et résidus, enregistrements et contrôles sont vérifiés pour le produit et la destination avant la cotation du programme.
Analyse de lot, certificats et documents d'expédition sont constitués et revus au regard des exigences de destination avant le départ de la marchandise.
Questions fréquentes
Oui. La qualification du site de production est identique pour toutes les destinations. Ce qui diffère, c'est la revue de destination : règles d'étiquetage, de contaminants et de résidus de l'UE d'un côté ; FSVP, enregistrement FDA, Prior Notice et, le cas échéant, FCE et SID de l'autre. Les deux sont vérifiées avant la cotation du programme.
Oui. Les audits acheteur ou tiers sont organisés dans le cadre de la qualification du programme, et les documents de certification, le périmètre et l'échéance du site retenu sont fournis aux acheteurs qualifiés avant la première commande.
Les rapports d'audit éthique (SMETA ou BSCI) et la certification Halal sont disponibles auprès de certains sites de production et confirmés pour le programme avant commande. La certification biologique est disponible sur demande pour la gamme herbes et plantes aromatiques.
Un lot qui échoue à la libération selon le cahier des charges convenu n'est pas expédié ; il est corrigé ou remplacé avant le départ de la marchandise. Une non-conformité constatée après livraison est enregistrée, instruite avec le site de production et clôturée par une action corrective, dont le résultat est reporté sur les commandes suivantes.
Oui. Une inspection indépendante avant expédition (SGS ou équivalent) est organisée sur demande au chargement, et le rapport d'inspection accompagne les documents d'expédition.
Facture commerciale, liste de colisage et document de transport ; certificat d'origine, avec EUR.1 ou déclaration d'origine lorsque l'origine préférentielle s'applique ; certificat d'analyse du lot ; et les certificats sanitaires, phytosanitaires ou de fumigation exigés pour le produit. Le jeu exact est fixé dans le cahier des charges du programme.
Demandes des acheteurs professionnels
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